Er zijn negen functieniveaus. Deze corresponderen met de schalen A tot en met I. Het functieniveau van de medewerker is afhankelijk van de zwaarte van de functie. In principe geldt: hoe zwaarder de functie, hoe hoger het niveau. Bekijk op de pagina van de juiste functiefamilie wat per functieniveau de eisen zijn die daarbij horen.

Aard van de functie

Ontvangen van gasten, bedienen van de telefooncentrale en af en toe licht administratieve taken, zoals typen, kopiëren, post verspreiden en archiveren.

Kennis op VMBO-niveau (pakketeis o.a. vreemde talen), aangevuld met enkele cursussen (kennis van telefooncentrale, tekstverwerkingsprogramma etc.).

Werkwijze

De tijd wordt ingedeeld door zich aandienende zaken, duidelijke voorschriften en opdrachten, de telefoon gaat altijd voor. De voorkomende problemen zijn praktisch van aard en kunnen na een korte inwerktijd zelfstandig worden opgelost.

Heeft contacten binnen de eigen afdeling en af en toe met andere afdelingen, gericht op het doorverbinden van telefoontjes, het doorverwijzen van bezoekers en de aanvullende werkzaamheden.

Zakelijk risico

Heeft (telefonisch) contacten met klanten, gericht op het doorverbinden en doorverwijzen.

Fouten tijdens de werkzaamheden kunnen leiden tot tijdverlies onduidelijkheid, irritatie (intern en extern), en mogelijk tot imagoverlies.

 

Download uitgebreide omschrijving

Aard van de functie

Vervullen van representatieve taken, zoals ontvangen van gasten, regelen van allerlei zaken (reis- en verblijf van gasten, directie of medewerkers). Daarnaast bedienen van de telefooncentrale en uitvoeren van ondersteunende administratieve werkzaamheden, zoals typen van standaardrapporten, maken van cijfermatige overzichten, uitvoeren van correspondentie, bijhouden van archief, maken van afspraken e.d.

Kennis op HAVO-niveau met talenpakket, aangevuld met cursussen.

Werkwijze

De tijd wordt ingedeeld door gasten die zich aandienen, duidelijke voorschriften en opdrachten. Kan inspelen op wensen van gasten. De te nemen beslissingen kunnen doorgaans na enige inwerktijd zelfstandig worden genomen.

Heeft contacten met medewerkers van de eigen en andere afdelingen, af en toe van ongelijke functiesoort, gericht op het uitwisselen van informatie.

Zakelijk risico

Heeft contacten met externe relaties (klanten en leveranciers), gericht op het doorgeven van informatie.

Fouten tijdens de werkzaamheden verstoren de voortgang op de afdeling, leiden tot tijdverlies, irritatie (intern en extern) en kunnen leiden tot imagoverlies. Geheimhouding is vereist bij zaken met een vertrouwelijk karakter.

 

Download uitgebreide omschrijving

Aard van de functie

Bieden van secretariële en administratieve ondersteuning aan een afdeling en mogelijk aan directie, zoals bijhouden van de agenda, maken van afspraken, voorbereiden stukken voor vergaderingen, afhandelen en uitvoeren van correspondentie, beantwoorden van vragen uit de organisatie e.d. Daarnaast (eventueel) vervullen van representatieve taken met betrekking tot bezoekers.

Kennis op HAVO-niveau, aangevuld met een secretaressen-opleiding.

Werkwijze

De tijd wordt ingedeeld door richtlijnen en tijdschema’s. Neemt initiatieven in overleg met betrokken medewerkers of met de leidinggevende. De te nemen beslissingen vergen naast enige ervaring, praktisch inzicht in de organisatie, procedures en administratieve gang van zaken.

Heeft contacten met medewerkers van de eigen en van andere afdelingen en van ongelijke functiesoort en functieniveau, gericht op afstemming en informatie-uitwisseling.

Zakelijk risico

Heeft contacten met externe relaties (klanten, leveranciers en instellingen), gericht op afstemming en informatie-uitwisseling.

Fouten tijdens de werkzaamheden verstoren de voortgang, leiden tot tijdverlies en irritatie (intern en extern), maar kunnen ook schadelijke gevolgen hebben voor de organisatie en het imago. Geheimhouding is vereist bij zaken met een vertrouwelijk karakter.

 

Download uitgebreide omschrijving